بررسی مدیریت بودجه و نگهداری
بررسی مدیریت بودجه و نگهداری
عبارت مدیریت بودجه و نگهداری کم و بیش برای همهی ما ملموس و تا حدی آشناست . همونطور که حدس خواهید زد ارتباط مستقیم با امور مالی یک مجموعه در این مقوله می‌گنجد. در نتیجه حیات یک سازمان و مجموعه کاملا بر مدیریت بودجه و نگهداری آن ادامه می‌دهد. بدون داشتن یک برنامه‌ی موثر یک مجموعه نمی‌تواند مسائل مالی خود را پیش ببرد. ممکن است فکر کنید اگر یک مجموعه‌ی کوچک باشید این مقوله چندان حساس نخواهد بود. اما بیایید کمی ریزتر بشیم در مسئله‌ی مدیریت بودجه و نگهداری و خودتان بررسی کنید با توجه به بررسی تعریف دقیق و ارتباط حساس و مهم آن با امورمالی نظرتان چه خواهد بود.
تعریف مدیریت بودجه و نگهداری
در مدیریت بودجه و نگهداری به کنترل و بررسی امور مالی یک مجموعه در مقیاس کلان و ریزفاکتورها میپردازند. در واقع میزان سرمایه‌ی مورد نیاز ، سرمایه‌ی لازم در حیات هر خط تولید ، استفاده‌ی بهینه‌سازی شده از سرمایه ، سود و ضرر کرد یک پروسه‌ی تولید ، درآمدها و … در دستورالعمل قرار می‌گیرد. پس هر قدم در امور مالی از فیلتر حساس و دقیق مدیریت بودجه و نگهداری عبور خواهد کرد. بیایید به آن بگوییم الک‌سازی سرمایه‌ی مجموعه .
هدف از مدیریت بودجه و نگهداری
هدف از استفاده‌ی این فرآیند در مجموعه برای تأمین سرمایه در هر پروژه به صورت بهینه و کارآمد ، جلوگیری از هدر رفت‌های مختلف همچون نیرو، خدمات ، تجهیزات ، سرمایه ، منابع و.. است. به صورتیکه در صورت لزوم تغییر در برنامه و عملکرد هر جزء از پروسه در تولید انجام شود. همهی اعمال لازم برای تولیدات و فعالیت‌های بهینه با حفظ حداکثری منافع مالی .
دلایل نیاز به مدیریت بودجه و نگهداری
- تهیه‌ی و تدوین بودجه
مرحله‌ی اول در مدیریت بودجه و نگهداری وضع کردن بودجه‌ی لازم است که برآیند همهی هزینه‌های پیش‌بینی شده طبق تحلیل‌های دقیق از درآمدها ، هزینه‌ها ، ملزومات منابع مالی و اجرایی یک سازمان یا مچموعه می‌شود.
- کنترل بودجه
بعد از مشخص کردن میزان بودجه و تنظیم آن مرحله‌ی کنترل و بررسی بودجه است. در این مرحله باید بر اجرای آن نظارت داشت و اطمینان حاصل کرد تا همهی روند ساخت از هزینه‌ها ، درآمدها و… براساس برنامه‌ی از پیش تعیین شده ، پیش برود. در صورت لزوم اعمال تغییرات مطابق چارت باید پیش برود.
- سنجش و ارزیابی
در پایان دوره‌ی بودجه باید به تطبیق خروجی پروسه با بودجه پرداخت تا به صورت واضح مشخص کرد که چقدر اهداف مالی مدنظر وضع شده در چارت بودجه‌ی مجموعه محقق شده است. این بررسی به مجموعه‌ی شما کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف راشناسایی کنید و در صورت لزوم به اصلاحات مربوطه بپردازید.
مزایا و ضرورت استفاده از مدیریت بودجه و نگهداری
همانطور که انتظار می‌رود هر آن چیز که به امور مالی یک مجموعه مربوط می‌شود ، اهمیت فراوانی پیدا خواهد کرد . از موارد مهم در میزان اهمیت مدیریت بودجه و نگهداری به موارد زیر می‌توان اشاره کرد :
- بهینه‌سازی در منابع
مدیریت بودجه و نگهداری در حفظ سرمایه و جلوگیری از هدر رفتن آن به صورت کارآمد کمک خواهد کرد.
- جلوگیری از ضررهای مالی مجموعه
با داشتن یک برنامه بودجه مدیریت و نگهداری دقیق و حساب شده می‌توان از مشکلات مالی در مجموعه مثل ضررکرد ، کمبود نقدینگی و هدر رفتن سرمایه جلوگیری کرد.
- چارت برنامه‌ریزی شده‌ی بهینه
مدیریت بودجه و نگهداری به مدیران مجموعه کمک می‌کند تا چارت‌های برنامه‌ریزی شده در کوتاه مدت و بلند مدت را برای مجموعه‌ی خود تنظیم کنند.
- افزایش کارآیی مجموعه
یک برنامه‌ی مدون با نظارت بر امور مالی به شناخت نقاط قوت و ضعف مجموعه‌تان کمک می‌کند و این مسئله به خودی خود به افزایش بازدهی مجموعه‌تان کمک می‌کند.
- اعتبار در شناخت
شما با داشتن یک برنامه‌ی مدون براساس مدیریت بودجه و نگهداری مجموعه‌ی خود را به صورت حرفه‌ای معرفی خواهید کرد و این روند در شناخت مجموعه‌تان بسیار تأثیرگذار خواهد بود و اعتماد سهامداران و کسب و کارهای دیگر را به مجموعه‌ی شما جلب خواهد کرد.
تأثیرات مثبت و مفید مدیریت بودجه و نگهداری
- مدیریت بودجه و نگهداری می‌تواند با استفاده از اطلاعاتی دقیق و برنامه‌هایی به‌روز به مدیران مجموعه کمک کند که راحت‌تر به تصمیم‌گیری در زمینه‌ی امور مالی داشته باشند.
- در مدیریت بودجه و نگهداری می‌توان تمام استراتژی‌های مالی ممکن را به بهترین شکل ارائه کنید و از استراتژی‌های مفید و کارآمد استفاده کنید.
- مدیران می‌توانند با بررسی‌های دقیق و نظارت بر برنامه بودجه در رأس کار خود احتمالات و ارزیابی‌ها مالی را شناسایی کنند و ریسک کمتری در امور مالی خود داشته باشند.
- مدیریت برنامه و نگهداری به کارکنان و نیروهای کارتان کمک می‌کند با یک چارت سازمانی منظم و مدون با مضمونی هدفمند و شفاف روبه‌رو شوند و مسئولیت‌پذیری در ارائه کارهای محول شده را به خوبی پذیرفته و اجرا می‌کنند.
نرم‌افزارهای مدیریت بودجه و نگهداری
برای روند سریع در پیاده‌سازی کردن مدیریت بودجه و نگهداری می‌توان از نرم‌افزارهای مخصوص استفاده کرد.
- نرم‌افزارهای حسابداری
انواع نرم‌افزارهای حسابداری وجود دارند که به روند پروسه‌ی حساب‌های مالی و هزینه‌ها ، درآمدهای مجموعه ، ثبت تراکنش‌های مالی ، پیگیری‌های مالی ، حساب کتاب‌های دریافتی ، تهیه‌ی گزارش‌های امور مالی و… کمک می‌کند.
- نرم‌افزارهای مدیریت بودجه و نگهداری
انواع نرم‌افزارهای مدیریت بودجه و نگهداری به شما امکان تهیه و تحلیل در هزینه‌ها ، پیش‌بینی درآمدها ، تنظیم و تهیه برنامه بودجه را به صورت جامع و کامل می‌دهد.
همچنن انواع ابزارهای مخصوص تحلیل و گزارش برای مدیران مجموعه وجود دارند که با استفاده از آن‌ها می‌توان تصمیمات اصولی و مهمی با بازدهی بالا گرفت .
چالش‌های مدیریت بودجه و نگهداری
در شرایط اقتصادی امروزه انواع مشکلات غیرقابل پیش بینی از جمله : نوسانات اقتصادی ، رقابت‌های بازاری ، تغییرات سیاسی و جهانی ، تغییر در قوانین متعدد مالی و اقتصادی ، تغییرات محیط کسب و کار ، تخمین نادرست هزینه‌ها ، تحلیل اشتباه بازار و ارز ، عدم دقت در ارزیابی و سنجش برآوردها ، عدم مدیریت صحیح و استراتژی‌های لازم ، عدم تطبیق برنامه و عملکرد و… در مدیریت بودجه و نگهداری ممکن است به‌وجود بیاید . برای جلوگیری از این چالش‌ها باید شرایط و تمهیدات لازم را به صورت دقیق و حساب شده انجام داد .
موارد مهم در مدیریت بودجه و نگهداری
- مالیات
از ابتدای هرسال باید برنامه‌ی مشخصی برای بودجه‌ی مالیاتی خود در نظر بگیرید . در نظر بگیرید این فاکتور مهم را در دستورکار خود در نظر نگرفته‌اید ، آخر سال شده است و زمان پرداخت مالیات فرا رسیده اما شما در برنامه بودجه‌ی خود این مسئله را در نظر نگرفته‌اید طبیعتا به دنبال نقدینگی برای حل این مسئله خواهید رفت و بودجه‌ی مجموعه‌تان را نامتعادل خواهد کرد. پس در نظر داشته باشید که حدود 25 درصد از درآمد حاصل پروسه‌ی تولید خود را برای اطمینان در بودجه‌ی مخصوص پرداخت مالیات کنار بگذارید .
- همکاری کارمندان در مدیریت بودجه و نگهداری
اگر از همان ابتدا کارمندان مجموعه را در برنامه‌ها و استراتژی‌های مدیریت بودجه و نگهداری سهیم کنید می‌توانید در امور مختلف مجموعه از همکاری ان‌ها برای مدریت بهتر بودجه بهره ببرید. همچنین با همراه کردن نیروها در امور مهم مالی مجموعه در درون کارمندان خود احساس اهمیت و ارزش را القا خواهید کرد و با احساس مسئولیت بیشتر به کار در هر بخش خواهند پرداخت.
- محافظه‌کارانه عمل کردن
با توجه به شرایط اجتماعی و اقتصادی در نظر گرفتن استراتژی محافظه‌کارانه در برنامه‌ی مدیریت بودجه و نگهداری مثل در نظر گرفتن درآمد ماهیانه خود کمی پایین‌تر ، در بستن بودجه به باز بودن دست شما در شرایط نابه‌سامان بازار ، رقابت‌های بازاری و… کمک شایانی خواهد کرد .
- نظارت بر حساب بانکی
نظارت بر حساب‌های بانکی باعث می‌شود دید خوبی به رویه‌ی مخارج و حساب کتاب‌های خود داشته باشید . این مسئله به شما کمک می‌کند تا دچار کسری بودجه نشوید یا در صورت عدم تطابق راهکار به موقع بچینید. همچنین از اشتباهات و تقلب جلوگیری می‌شود.
- بررسی امور مشتریان
با دقت بررسی کنید که کدام مشتری‌ها برای شما بیشترین درآمد را با توجه به چه محصولات یا تولیداتی خواهند داشت . تا به بهره‌وری بالا و مفید در مجموعه برسید.
کلام آخر
در این مقاله به بررسی کامل و دقیقی ا مدیریت بودجه و نگهداری رسیدیم و در بررسی بیشتر به میزان اهمیت و ضرورت این مقوله و سطح کیفیت پروسه تولید رسیدیم. حال می‌دانیم که در مدیریت بودجه و نگهداری به حفظ سرمایه ، بهره‌وری بالا در مجموعه ، برآورد میزان سرمایه‌ی مورد نیاز ، استفاده‌ی بهینه‌سازی شده از سرمایه ، محاسبه‌ی سود و ضرر کرد یک پروسه‌ی تولید ، درآمدها ، جلوگیری از هدر رفت‌های مختلف همچون نیرو، خدمات ، تجهیزات ، منابع و… می‌پردازیم. از دلایل و ضرورت استفاده از این مبحث و به چالش‌ها و نحوه‌ی مقابله با آن نیز پرداختیم. نکات مهم و کاربردی در تنظیم برنامه مدیریت بودجه و نگهداری هم بررسی کردیم .
حال برمیگردیم به صحبت‌های اولیه در این مقاله و مرحله‌ی بررسی ، با این موارد گفته شده میزان حساس بودن مدیریت بودجه و نگهداری در مجموعه و کسب وکار شما مورد انتخاب قرار گرفت؟ بهتر است بگوییم با این همه تعاریف اسم این فرآیند را مدیریت بودجه و نگهداری باید گذاشت یا الک‌سازی سرمایه‌ی مجموعه ؟
دیدگاهتان را بنویسید