نظارت بر فعالیت‌های روزانه

با تبدیل شدن زندگی امروزه به یک چرخه‌ی سریع در زندگی شخصی و کاری ، گسترش مجموعه‌ها در هر کسب‌و‌کاری، میزان فعالیت‌ها بسیار گسترده شده است و برنامه‌ی عملکردی به صورت سالانه‌ ، ماهانه و روزانه در نظر گرفته می‌شود. شرایط زندگی روزمره نیز به برنامه‌ریزی و نظارت نیاز دارد. لذا عملکرد روزانه‌ در زندگی شخصی یا یک مجموعه به پله پله ساختن آن منجر می‌شود . جدا از برنامه‌ریزی‌های روزانه باید به نظارت بر فعالیت‌های روزانه نیز پرداخت ، بدون نظارت دقیق و اصولی خارج شدن برنامه از چارچوب را در پیش خواهید داشت . مثلا تصور کنید قرار مهم دارید یا ددلاین پروژه‌تان رسیده یا تصور کنید در مجموعه‌تان تعداد نیروها با مسئولیت‌های مشابه و  متفاوت دارید که برنامه‌ی روزانه‌ی مخصوص به خود دارند ؛ جدا از مقوله‌ی انجام کارها ، بدون نظارت بر فعالیت‌های روزانه‌ مدیریت مجموعه و زندگی شما ضعیف خواهد شد ، این مسئله کسب‌و‌کار را متضرر و دچار بی‌نظمی خواهد کرد.

در مقوله‌ی کسب‌و‌کار سوار شدن دوباره بر اصول و مدیریت دوباره‌ی مجموعه‌ی متضرر و دچار بی‌نظمی بسیار سخت‌تر از مجموعه‌ی صفر یا تازه شروع به کار کرده است. در زندگی نیز از دست دادن موقعی‌های مهم در شلوغی زندگی امروزه شما را از مسیر زندگی خارج می‌کند. در این مقاله به میزان اهمیت ، تعریف دقیق و راهکارهای مفید برای نظارت بر فعالیت‌های روزانه می‌پردازیم.

تعریف نظارت بر فعالیت‌های روزانه

معنا و مفهوم نظارت بر فعالیت‌های روزانه در دنیای امروزه عوض شده و دیگر به دنبال کردن برنامه به صورت مدون و منظم نمی‌گویند نظارت بر فعالیت‌های روزانه بلکه این مفهوم برای خود جایگاه بیشتری پیدا کرده است . در تحلیل فعالیت‌های روزانه می‌توان به اطلاعات زیادی از پروسه‌ی در حال انجام دست پیدا کرد . با نظارت بر فعالیت‌های روزانه می‌توان نقاط ضعف و قدرت خود را بررسی کرد مثلا زمان را در برنامه چگونه می‌گذرانیم ، کدام قسمت برنامه کند پیش می‌رود کدام قسمت ما را گیر می‌اندازد و… ، سرعت لازم در برنامه و کار خود را ببینیم و متوجه شویم که چه عواملی بر سلامت جسمی و ذهنی ما تأثیرات مستقیم و غیرمستقیم دارند. این نظارت باعث می‌شود که از کوچکترین کارها تا بزرگترین کارها را متناسب با خود انتخاب کنیم و نتایج بهتری از یک برنامه به دست بیاوریم .

فناوری و نظارت بر فعالیت‌های روزانه

در دنیای امروز با پیشرفت زندگی و مدرنیته ، ابزارها و تکنولوژی‌های متنوعی برای نظارت بر فعالیت‌های روزانه طراحی شده‌اند که راه را برای نظارت دقیق و راحت‌تر باز می‌کنند ؛ با استفاده از این تکنولوژی و ابزارها با خطای کمتر و به صورت هدفمندتر می‌توان نظارت بر فعالیت‌های روزانه را انجام داد. در مواردی می‌توان برنامه‌ی به مراتب کارآمدتری در اجرا و نظارت بر فعالیت‌های روزانه پباده‌سازی کرد. امکان استفاده از این ابزارها در حیطه‌ی کار و فعالیت نیز بسیار سودآور خواهد بود. ابزارهایی مانند گوشی‌های هوشمند گرفته ، برنامه‌های سیستم PC ، گجت‌های پوشیدنی ، دفترهای یادداشت روزانه ، تکنیک‌های مختلف  و… برخی از روش‌های مؤثر و رایج عبارت‌اند از:

• انواع برنامه‌ها: انواع اپلیکیشن‌ها مانند (Google Fit،Calm ، MyFitnessPal،  Todolist ، Any Do، Toggl) با قابلیت‌های مختلفی هم‌چون : میزان قدم‌ها، میزان کالری مصرفی، مدیریت وظایف ، مدیتیشن و خواب ، یادآوری پروژه‌ها ، مدیریت و نظارت بر فعالیت‌های روزانه و میزان زمانی که برای هر فعالیت صرف می‌شود را ثبت می‌کنند.
• انواع گجت‌ها : ساعت‌های هوشمند و دستبندهای سلامت ، واکی تاکی و هندزفری از جمله محبوب‌ترین ابزارها و تکنولوژی‌های مورد استفاده در نظارت بر فعالیت‌های روزانه هستند که اطلاعاتی مانند تعداد قدم‌ها، خواب، ضربان قلب، و میزان کالری مصرفی ، هشدارها ، اعلان‌های روزانه ، هماهنگی‌ها و .. را ثبت و تحلیل می‌کنند. از گجت‌های پوشیدنی می‌توان در مدیریت داخلی مجموعه‌ی کسب‌و‌کار نیز برای نظارت بر فعالیت‌های روزانه داشت.
• دفترهای برنامه‌ریزی : یکی از روش‌های کلاسیک در نظارت بر فعالیت‌های روزانه استفاده از دفتر یادداشت روزانه‌ است که همچنان با وجود پیشرفت تکنولوژی هنوز هم طرفداران زیادی را دارد که ترجیح می‌دهند فعالیت‌های خود را به صورت دست‌نویس در دفاتر یادداشت بنویسند . شاید این روش مرور و نظارت بر فعالیت‌های روزانه را راحت‌تر می‌کند. در کسب‌و‌کار نیز دفاتر برنامه‌ریزی روزانه موارد مصرفی بسیاری بالایی در نظارت بر فعالیت‌های روزانه یا ماهانه و حتی سالانه‌ی یک مجموعه دارد.
• تکنیک‌ : تکنیک‌های مختلفی برای نظارت بر فعالیت‌های روزانه وجود دارند مانند تکنیک پومودورو و جدول‌های زمانی ؛ به کارگیری از این تکنیک‌ها کمک می‌کند تا استفاده‌ی مؤثرتری از زمان خود داشته باشید و فعالیت‌های خود را با دقت بیشتری پیگیری کنید. در مجموعه‌تان با استفاده از تکنیک‌های مختلف هم‌چون جدول زمان‌بندی می‌توان سودآوری مجموعه را بیشتر کرد.

مزایای نظارت بر فعالیت‌های روزانه

نظارت بر فعالیت‌های روزانه مزایای بسیار زیادی در زندگی شخصی و کاری شما و حتی مدیریت کسب‌وکارتان دارد و با کیفیتی بالا تأثیرگذار خواهد بود. برخی از این مزایا عبارت‌اند از:

• بهبودعملکرد:  پیگیری‌های مداوم و نظارت بر فعالیت‌های روزانه به بهبود آن کمک می‌کند ؛ وقت‌ و انرژی‌مان را به تمرکز روی اولویت‌بندی‌ها برای نتیجه‌ای با بازدهی بیشتر معطوف می‌کند. اولویت‌بندی در کسب‌و‌کارتان مدیریت مجموعه را به صورت هدفمند با تمرکز بر هدف اصلی یعنی سودآوری و شناخت مجموعه‌ای حرفه‌ای نزد مخاطب می‌شود.
• تأثیر روحی،روانی و فیزیکی:  با نظارت بر فعالیت‌های روزانه در زندگی شخصی برنامه‌های بهتری برای حفظ سلامت جسمانی و روانی به اهداف سلامتی خود می‌توان دست یافت از تأثیر آن در مسئولیت‌های کاری به بازدهی بیشتر و خروجی با تمرکز و توان بالاتری اراِه داد.
• کنترل درگیری‌های ذهنی : برنامه‌ریزی دقیق و نظارت بر فعالیت‌های روزانه می‌تواند کمک کند تا بهتر با وظایف و مسئولیت‌های خود در جنبه‌های مختلف کنار بیاییید و این مسئله کمک می‌کند از استرس و ایجاد اضطراب جلوگیری شود . مدیران لازم است توانایی بالایی در مدیریت استرس و اضطراب داشته باشند که همه‌ی امور با نظم و آرامش پیش برود .
• کیفیت زندگی : با نظارت دقیق و برنامه‌ی مناسب گیفیت زندگی خود را ارتقا می‌دهید . عادات سالم یا ناسالم را چه در زندگی شخصی خود شامل عادات غذایی یا رفتاری باشد چه در حیطه‌ی کاری شامل آن‌تایم بودن ، خود مدیریتی و… باشد ، کنترل می‌کنید.

مشکلات در نظارت بر فعالیت‌های روزانه

با وجود مزایای متعدد، نظارت بر فعالیت‌های روزانه هم مانند هر استراتژی‌ای چالش‌های خاص خود را نیز دارد. این چالش‌ها شامل موارد زیر است:

• حساسیت بیش از حد:   داشتن حساسیت بیش از اندازه در فعالیت‌های خودممکن است شما را درگیر وسواس کند ، وسواس در زندگی و کار به مرور می‌تواند اضطراب‌آور شود و به جای تمرکز روی کیفیت بهتر تبدیل به از بین رفتن تمرکز در شما شود. همچنین مدیران یک مجموعه با داشتن وسواس بیش از حد باعث کلافه شدن نیروها و دور شدن آن‌ها از ارتباط موثر و لازم در یک مجموعه می‌شوند. نظارت بر فعالیت‌های روزانه‌ی کارمندان از سمت مدیر احساس کنترل شدگی خواهد داد .
• از بین رفتن اشتیاق:  نگه داشتن اشتیاق و انگیزه همیشه می‌تواند امری مشقت‌تر بشود ، فرد در نگه‌داشتن اشتیاق در خود به مشکل می‌خورد و وقتی‌که پای نیروی کار در میان باشد یک مدیر خوب باید در ایجاد و نگه‌داشتن انگیزه و اشتیاق در کارمندان خود موفق باشد . نظارت بر فعالیت‌های روزانه به صورت مداوم نیز هم به تنهایی امری دشوار است، به خصوص زمانی که نتایج سریع به دست نیاید؛ پس نداشتن راهکارهای مناسب برای حفظ انگیزه  باعث شود که فرد فعالیت‌های خود را کند یا متوقف کند.
• صرف زمان زیاد :  نظارت دقیق بر تمامی فعالیت‌ها به دو فاکتور زمان و دقت وابسته است ، حال در نظر بگیرید هر یک از نیروهای شما با انواع مشغله سرکار حاضر می‌شوند ، فرد برای حفظ مسیر زندگی خود چه در محیط کاری چه در خارج از ان باید به آن‌ها را دقیق انجام دهد. لذا برای نظارت بر فعالیت‌های روزانه در محیط کار باید گاهی انعطاف به خرج داد.

موارد مهم در نظارت بر فعالیت‌های روزانه

برای داشتن نظارت بر فعالیت‌های روزانه به موارد مهمی باید توجه کرد مانند :

• دسته‌بندی براساس اهمیت : ابتدا کارهایی را که بیشترین تأثیر را در روند مجموعه و زندگی‌تان دارند، شناسایی کرده و بر آن‌ها تمرکز کنید.
• استراتژی‌های کارآمد : در روع به خود در برنامه‌های زندگی روزانه یا اگر مدیر مجموعه هستید به مجموعه‌تان ، سخت نگیرید و سراغ استفاده‌های ابزاری پیچیده نروید ؛ از یک سری استراتژی‌های آزمون و خطا شده که امکان پیاده‌سازی آن‌ها سریع‌تر و راحت‌تر است با استفاده از ابزارهای ساده‌تر امتحان کنید.
• برنامه‌ی روزانه، هفتگی ، ماهانه : داشتن برنامه‌ی روزانه و هفتگی و ماهانه به کنترل بیشترتان بر روند کمک می‌کند ، با این سبک برنامه پیشرفت‌های خود را مشاهده کنید ؛ با این روند حتی ایجاد اشتیاق و انگیزه بیشتری برای ادامه‌ی مسیر به وجود خواهد آمد.
• بردهای مختلف هدف : با چیدمان اهداف به صورت کوتاه و بلند می‌توان به نظارت بر فعالیت‌های روزانه به صورت دقیق و مفید بپردازید. در این راستا برای ایجاد انگیزه می‌توان پاداش‌هایی در نظر گرفت.
• انتقاد سازنده : در نظارت بر فعالیت‌های روزانه ممکن است به نتایجی ناخوشایند از پروسه‌ی انجام برسید و تشخیص ضعف در نیروهای کار را داشته باشید ، در این مرحله می‌توان با انتقادهایی به صورت سازنده به بهبود کیفیت عملکردی در مجموعه‌ی خود برسید.

صحبت پایانی

در این مقاله به اهمیت نظارت بر فعالیت‌های روزانه و انواع راهکارهای کمک کننده خواندیم که برای هدایت زندگی شخصی و کسب‌و‌کارتان تا چه اندازه فاکتور نظارت بر فعالیت‌های روزانه مثمر ثمر خواهد بود. با وجود انواع چالش‌ها که در هر امری اجتناب ناپذیر است می‌توان استراتژی‌هایی برای پیشبرد مسیر در نظر گرفت و کنترل این چالش‌ها امری غیرممکن یا حتی سخت نیست؛ در ادامه توصیه می‌شود که نکات را مرور کنید تا نتیجه‌ی نهایی که دستیابی به هدف چه در زندگی شخصی چه در حیطه‌ی کاری‌تان باشد را ببینید.