برنامه ریزی رویدادها

با توجه به اینکه پیاده‌سازی هر فرآیندی نیازمند مراحلی برای اجراست ، در اینجا هم برای سازمان‌دهی یک رویداد موفق، باید برنامه‌ریزی رویدادها هم طبق مراحل مشخصی دنبال کرد. مراحل مدنظر در این باب :

1- مشخص کردن دلیل و سقف هزینه

در ابتدا به عنوان اولین مرحله از برنامه‌ریزی رویدادها باید به مشخص کردن دلیل اصلی از برگزاری پرداخت . آیا هدف از برگزاری رویداد شناخت بیشتر برند توسط مخاطب است؟، آشنایی با محصولات و لاین‌های جدید یا خدمات قابل ارائه است ؟ یا جذب مشتریان جدید ؟ ترمیم روابط بین شرکتی ؟ تقویت ارتباط با مشتری‌های قدیمی وفادار است ؟ یا جمع‌آوری کمک‌های مالی است؟ اهداف خیریه ؟ یا … ؟ اهداف شما باید قابل اندازه‌گیری ، مشخص و واقع‌بینانه باشند. بعد از مشخص کردن هدف شما از رویداد ، تنظیم یک بودجه مطابق با اهداف به صورت جامع ، ضروری است. در نظر داشته باشید که بودجه‌ی در نظر گرفته شده باید تمام هزینه‌های مرتبط با رویداد را شامل شود، از جمله مکان، تعداد دعوتی‌ها ، تم پذیرایی ، تجهیزات، لوازم پذیرایی و تبلیغات.

2- محل برگزاری مناسب

مکان رویداد یکی از عوامل مهم و تأثیرگذار در موفقیت آن است. مکان مدنظر باید دسترسی بسیار راحتی داشته باشد و فضای کافی و مناسب برای تعداد شرکت‌کنندگان را داشته باشد. همچنین، امکاناتی نظیر ، سرویس بهداشتی ، پارکینگ، اگر در طبقات است آسانسور برای راحتی بیشتر ، دسترسی به اینترنت، سرمایش و گرمایش مناسب و تجهیزات صوتی و تصویری نیز باید مورد توجه قرار گیرند.

3- هماهنگی

یک رویداد مناسب از هماهنگی زمان‌بندی شده در تمام آیتم‌ها را داشته باشد. این برنامه باید به‌گونه‌ای تنظیم شود که تمامی جزئیات، از زمان شروع مراسم ، استراحت‌ها ، پذیرایی‌ها و میان برنامه‌ها تا پایان سخنرانی‌ها در آن لحاظ شود.

4- کنترل امور

برای عوامل مورد نیاز در یک رویداد نیاز به همکاری با تولید و تأمین خوب و بسیار متفاوت مانند خدمات پذیرایی، خدمات مهمان‌دار ، تجهیزات صوتی و تصویری، طراحان صحنه و دکوراسیون ، طراحان گرافیکی ، دارید. عقد قرارداد با این تأمین‌کنندگان باید با دقت و برنامه‌ریزی شده انجام شود تا تمامی نیازها و الزامات شما برآورده شود. پیشنهاد می‌شود به تطبیق چک لیست‌های خودتان و تأمیین‌کننده‌ی مقابل با جزئیات بپردازید تا همه‌ی مراحل دقیقا طبق خواسته‌ی شما باشد.